Agenzie e Gruppi

Le Ditte, le Agenzie di viaggio, i Tour Operator, e gli altri enti con cui l'albergo ha dei rapporti commerciali vengono classificati in un archivio anagrafico per essere successivamente utilizzati dalla procedura.

Le impostazioni associate ad ogni anagrafica verranno proposte automaticamente all'operatore in sede di prenotazione e di emissione del conto, il quale avrà in ogni caso la possibilità di variarli a propria discrezione.

Ad ogni Agenzia è possibile associare un listino tariffario concordato, il quale differenzia le tariffe in base al tipo di camera, al numero delle persone, al tipo di trattamento (camera e colazione, mezza pensione, etc.) e al periodo stagionale.
Il listino collegato verrà automaticamente proposto all'operatore nel momento in cui egli selezionerà l'Agenzia in sede di prenotazione. La flessibilità della procedura permette inoltre di associare lo stesso listino tariffario a più agenzie.

In SYS-HOTEL GENIUS può essere attivato il modulo "Commissioni Agenzie", attraverso il quale è possibile gestire le provvigioni da riconoscere ad agenzie e rappresentanti.
Le informazioni dei soggiorni dei clienti verranno quindi convogliate su cedolini e distinte con i quali l'albergo provvederà al pagamento delle commissioni.
In presenza di Ditte e Agenzie dichiaratamente esenti dall'applicazione dell'IVA (Es. Consulati, Ambasciate, etc.), si potrà attribuire in sede anagrafica l'articolo di esenzione, in modo che il sistema lo possa applicare automaticamente all'emissione del conto.

SYS-HOTEL GENIUS differenzia il trattamento dei clienti dell'albergo tra clienti "Individuali" e clienti "di Gruppo", quest'ultimi sono caratterizzati dalla presenza di un capogruppo di un numero di componenti superiore a 15 persone.

I Gruppi si possono distinguere in: gruppi turistici ("coach group") e gruppi "business", solitamente associati ad eventi congressuali.
Per la gestione dei gruppi, SYS-HOTEL GENIUS prevede le seguenti fasi operative:

• Prenotazioni specifiche (modulo base, gestione blocchi, gestione eventi)
• Gestione e stampa della "rooming list"
• Check-in rapido di gruppo
• Indicazione di una camera pagante a cui il sistema registra gli addebiti di arrangiamento di tutto il gruppo
• Emissione di un conto di gruppo con l'ottenimento di un conto dettagliato per l'agenzia e un conto per i singoli componenti per gli extra (telefono, bar, etc.).
• Gestione dell'invio telematico dei dati alla Questura (via WEB) secondo la normativa vigente.
• Stampa della composizione dei gruppi presenti nell'albergo in ordine nominativo e per camera.
• Stampa degli addebiti previsti

Sono comprese inoltre tutte le funzioni che consentono di operare in presenza delle più svariate casistiche:

• Accorpamento di più gruppi in un unico conto.
• Variazione della camera pagante per partenza anticipata del capo-gruppo.
• Variazione della data di partenza all'intero gruppo e dei singoli componenti.
• Partenza anticipata di un componente del gruppo